Týmy a projekty uvnitř organizace
Dělíte si ve firmě, kdo co dělá? Jistěže. A Colegio vám to usnadní.
Vytvořte si v organizaci týmy a každý se rychle dostane právě k tomu, co potřebuje. Bez hledání v záplavě věcí pro něj zbytečných. Bez přístupu k tomu, co má vidět třeba jen majitel.
Využijte týmy uvnitř své organizace
Kolektiv typu organizace může obsahovat více interních projektů/týmů. Vytvořte si týmy pro jednotlivé projekty nebo jednotlivé typy činností (třeba oddělení).- Každý může být členem více týmů zároveň. – Někdo je třeba zároveň v týmech Truhláři, Plzeňská pobočka a Dveře-Okna, ale není členem týmů Nábytek ani Účetní ani Ostravská pobočka.
- Každý tým má svůj kalendář, své dokumenty, své úkoly... Tým Ostravská pobočka tak může mít v kalendáři událost "Naskladnění materiálu", aniž by se pletla do kalendáře lidem v Plzni.
- Do týmu můžete pozvat i partnery, kteří nejsou z vaší organizace. – Třeba do projektového týmu "Vybavení pro městskou knihovnu" přizvete člověka, který do vašich polic montuje osvětlení.
- Uvnitř organizace si mohou celé týmy zadávat úkoly. – Obchodník z Plzně nemusí vědět, která účetní zrovna má dovolenou nebo je nemocná, když obě sídlí v Brně. – Zadá v Colegiu úkol "Zkontrolujte proplacení faktury" prostě týmu účetních. A která z nich je zrovna v práci, ta si úkol na sebe převezme.
- Nastaví-li si organizace některý z týmů jako externí (veřejný), mohou ho oslovit i běžní návštěvníci. – Například tým Obchodníci může mít vystaven kontaktní formulář pro poptávky služeb a kdokoli si danou stránku Colegia zobrazí, vepíše do formuláře, co chce, a týmu vznikne poptávka jako klasický úkol.
Založíte je snadno, máte je hned
- V hlavní liště nahoře se přepněte do své organizace.
- Klikněte vpravo od ní na ikonku modrého křížku "založit kolektiv":
- Chcete-li, aby externí prezentaci zakládaného týmu viděli pouze jeho členové a členové organizace, ale nikdo jiný, zaškrtněte, že tým nebude viditelný pro veřejnost:
- Vyplnění ostatních polí krátkého formuláře je jasné. Pak potvrďte založení týmu tlačítkem – a máte hotovo.
První tipy, jak výhod vlastněných týmů využijete
- V každém týmu můžou být dokumenty, které se týkají jen jeho členů. Ale týká-li se třeba několik dokumentů dvou týmů zároveň, mohou složku s nimi vidět oba týmy zároveň. V týmu, který za tyto dokumenty zodpovídá, složku založíte a u složky kliknete na nabídku Sdílet. V okénku pro sdílení zadáte, kterému jinému týmu má být složka viditelná. Toť vše. Druhý tým rázem složku vidí uvnitř své složky "Dokumenty jiných týmů".
- Každý tým může od zbytku organizace dostávat úkoly, které se týkají jen jeho. Při zadávání úkolu prostě zvolte místo jména člověka jméno týmu:
Založte v organizaci svůj interní nebo externí tým a hned teď ho můžete začít využívat.
Vaše Colegio