Týmy a projekty uvnitř organizace

Dělíte si ve firmě, kdo co dělá? Jistěže. A Colegio vám to usnadní.
Vytvořte si v organizaci týmy a každý se rychle dostane právě k tomu, co potřebuje. Bez hledání v záplavě věcí pro něj zbytečných. Bez přístupu k tomu, co má vidět třeba jen majitel.

Využijte týmy uvnitř své organizace

Kolektiv typu organizace může obsahovat více interních projektů/týmů. Vytvořte si týmy pro jednotlivé projekty nebo jednotlivé typy činností (třeba oddělení).

Každý může být členem více týmů zároveň. – Někdo je třeba zároveň v týmech Truhláři, Plzeňská pobočka a Dveře-Okna, ale není členem týmů Nábytek ani Účetní ani Ostravská pobočka.
Každý tým má svůj kalendář, své dokumenty, své úkoly... Tým Ostravská pobočka tak může mít v kalendáři událost "Naskladnění materiálu", aniž by se pletla do kalendáře lidem v Plzni.
Do týmu můžete pozvat i partnery, kteří nejsou z vaší organizace. – Třeba do projektového týmu "Vybavení pro městskou knihovnu" přizvete člověka, který do vašich polic montuje osvětlení.
Uvnitř organizace si mohou celé týmy zadávat úkoly. – Obchodník z Plzně nemusí vědět, která účetní zrovna má dovolenou nebo je nemocná, když obě sídlí v Brně. – Zadá v Colegiu úkol "Zkontrolujte proplacení faktury" prostě týmu účetních. A která z nich je zrovna v práci, ta si úkol na sebe převezme.
Nastaví-li si organizace některý z týmů jako externí (veřejný), mohou ho oslovit i běžní návštěvníci. – Například tým Obchodníci může mít vystaven kontaktní formulář pro poptávky služeb a kdokoli si danou stránku Colegia zobrazí, vepíše do formuláře, co chce, a týmu vznikne poptávka jako klasický úkol.

Založíte je snadno, máte je hned

V hlavní liště nahoře se přepněte do své organizace.
Klikněte vpravo od ní na ikonku modrého křížku "založit kolektiv":

Chcete-li, aby externí prezentaci zakládaného týmu viděli pouze jeho členové a členové organizace, ale nikdo jiný, zaškrtněte, že tým nebude viditelný pro veřejnost:

Vyplnění ostatních polí krátkého formuláře je jasné. Pak potvrďte založení týmu tlačítkem – a máte hotovo.

První tipy, jak výhod vlastněných týmů využijete

V každém týmu můžou být dokumenty, které se týkají jen jeho členů. Ale týká-li se třeba několik dokumentů dvou týmů zároveň, mohou složku s nimi vidět oba týmy zároveň. V týmu, který za tyto dokumenty zodpovídá, složku založíte a u složky kliknete na nabídku Sdílet. V okénku pro sdílení zadáte, kterému jinému týmu má být složka viditelná. Toť vše. Druhý tým rázem složku vidí uvnitř své složky "Dokumenty jiných týmů".

Každý tým může od zbytku organizace dostávat úkoly, které se týkají jen jeho. Při zadávání úkolu prostě zvolte místo jména člověka jméno týmu:

Založte v organizaci svůj interní nebo externí tým a hned teď ho můžete začít využívat.

Vaše Colegio